Внедрение автоматизации бизнес-процессов может принести множество преимуществ для компании. Она помогает сократить время, снизить ошибки, повысить эффективность и улучшить контроль над процессами.

В современном бизнесе договорной процесс играет ключевую роль в установлении и поддержании деловых отношений. Однако, ручная обработка договоров может быть трудоемкой, подвержена ошибкам и занимает много времени. В этой кейсе мы рассмотрим преимущества автоматизации договорного процесса на примере одной из компании и как это помогло им повысить эффективность и снизить риски.

Недостатки ручной работы:
Первоначально, компания осуществляла договорной процесс вручную. Это подразумевало ручной ввод данных, печать и подписание документов, а также ручное отслеживание сроков и контроль за исполнением обязательств. Однако, такой подход имел несколько недостатков:

1. Трудоемкость и затраты времени: Ручная обработка договоров требовала значительных усилий и занимала много времени сотрудников. Это отнимало их ресурсы от других важных задач и замедляло весь процесс.

Решение: Автоматическое формирование договора по заданным менеджером параметрам, отправка договора письмом клиенту и постановка задач юристам с крайними сроками по проверке контрагента, подписании и внесения подписанного договора в реестр.

2. Возможность ошибок: Человеческий фактор является одной из основных причин возникновения ошибок при ручной обработке договоров. Опечатки, неправильное внесение данных или упущение важных деталей могли привести к серьезным последствиям и потере доверия со стороны клиентов.

Решение: Сократить до минимума внесения данных менеджером, так для формирования договора от менеджера требуется внести только 3 параметра ИНН, БИК и Р/С, все остальные данные методами интеграции получаются из официальных источников. А заложенные в процесс шаблоны договоров исключают возможность внесения не согласованных правок как клиентами, так и сотрудниками.

3. Отсутствие контроля и отчетности: Ручной процесс затруднял отслеживание и контроль за исполнением договорных обязательств. Отсутствие системы уведомлений и отчетности делало сложным контроль за сроками, продлениями и другими важными аспектами договоров.

Решение: Параллельно с основным процессом заключения договоров работает процесс контроля, который отслеживает выполнение заданий сотрудниками и в случае остановки на каком либо этапе, включает алгоритм продвижения от уведомлений сотрудников и постановки задач до эскалации проблемы на руководство.